この記事で分かること
説明しているのに伝わらない時に、相手の前提、言葉、伝える順番の3つを分けて確認する記事です。
- 今どこから手をつけるとよいか
- 優先順位を決める考え方
- 小さく始めて横展開する進め方
何度も説明しているのに、なかなか伝わらないことがあります。
「同じことを言っているのに動いてもらえない」 「ちゃんと書いたのに質問が返ってくる」 「何を直せば伝わるのか分からない」
こんな時ほど、説明の量だけを増やさない方が進めやすいです。
この記事では、説明が伝わらない時に、最初にどう見れば整理しやすいかをやさしい順番でまとめます。読むことで、相手の前提、使う言葉、伝える順番のどこで止まっているかを分けやすくなります。
先にポイントだけ
最初に見るなら、相手の前提・使う言葉・伝える順番 の3つからで大丈夫です。
この3つを順番に見ると、
- 相手がまだ知らないことは何か
- こちらの言葉が分かりにくくなっていないか
- 伝える順番が飛んでいないか
を分けやすくなります。
同じ説明を何度も足すより、どこでズレているかを先に見る方が進めやすいです。
この記事で分かること
- 説明が伝わらない時に最初に見たい3つ
- なぜ説明量を増やすだけでは伝わりにくいのか
- 自分で確認しやすい順番
- 相談した方が進めやすい場面
よくある状態
こんな止まり方はよくあります。
- 同じ質問を何度も受ける
- 説明したのに相手が動けない
- 専門用語を使っていないつもりでも伝わらない
- 説明が長くなって、どこが大事か分かりにくい
- 何から伝えればよいか迷う
この時に大事なのは、「相手が分かっていない」と決めつけないことです。
前提、言葉、順番を分けるだけでも、伝え直す場所はかなり見えやすくなります。
なぜ分かりにくくなりやすいのか
説明する側は、頭の中で流れがつながっています。
でも、聞く側や読む側は、まだ同じ前提を持っていないことがあります。
たとえば、
- 何のための話なのか
- 自分に関係があるのか
- 先に何を決めればよいのか
- どの言葉が重要なのか
が見えないまま説明を聞くと、内容は正しくても伝わりにくくなります。
だからこそ、説明を増やす前に、相手がどこで止まっているかを分けて見るのがおすすめです。
最初に確認したい3つ
1. 相手の前提
まずは、相手がどこまで知っているかを見ます。
こちらにとって当たり前の言葉でも、相手にとっては初めてのことがあります。前提がそろっていないと、説明の途中から分からなくなりやすいです。
「この話は何のためか」を先に置くだけでも、かなり伝わりやすくなります。
2. 使う言葉
次に、使っている言葉を見ます。
専門用語を減らしていても、普段の仕事で使う言葉が相手には分かりにくいことがあります。
たとえば、「導線」「CV」「CTA」のような言葉は、相手によっては別の言い方にした方が伝わりやすいです。
3. 伝える順番
最後に、伝える順番を見ます。
いきなり細かい説明に入るより、最初に「何が困っていて」「何を決めたいのか」を置く方が分かりやすくなります。
結論、理由、具体例、次にやること。この順番にすると、相手も動きやすくなります。
具体例・パターン紹介
パターン1: 前提がそろっていない
この場合は、詳しい説明より先に、何の話なのかを短く置いた方が伝わりやすいです。
パターン2: 言葉だけが難しい
専門用語を使っていなくても、相手の普段の言葉に置きかえた方がよいことがあります。
パターン3: 順番が飛んでいる
いきなり解決策から話すと、相手はなぜ必要なのか分からないまま止まりやすいです。
パターン4: 情報が多すぎる
全部を一度に伝えると、大事な1つが見えにくくなります。最初に見る場所を絞る方が進みやすいです。
関連する用語を先に押さえると見やすいこと
説明を見直す時は、次の言葉を軽く分けておくと整理しやすくなります。
- 前提: 相手がすでに知っていることです。
- 具体例: 相手が自分ごとにしやすくなる材料です。
- CTA: 説明後にしてほしい次の行動です。
- 導線: 説明から行動までの流れです。
この4つを分けると、説明の問題なのか、行動までの流れの問題なのかを見やすくできます。
最初に見るポイント
最初に見るのは、相手の前提、使う言葉、伝える順番を分ける ことです。ここが決まると、説明を増やすべきか、言い方を変えるべきか、先に置く情報を変えるべきかが見えやすくなります。
直す前に一度止めたいこと
伝わらない時ほど、説明をもっと丁寧にしようとして文章が長くなりやすいです。
ただ、相手が止まっている場所が前提なのか、言葉なのか、順番なのかを見ないまま増やすと、かえって大事なところが埋もれることがあります。
まずは、相手から返ってきた質問や反応を見て、「何が分からなかったのか」を一つだけ言葉にします。そこが見えると、全部を書き直さなくても、先に直す一文を決めやすくなります。
Before / After
Before:
説明を増やしているのに、相手がどこで止まっているか分からない
作業時間の目安: 30分
After:
前提、言葉、順番に分けて、伝え直す場所を決めやすくなる
作業時間の目安: 10分
順番が決まるだけでも、同じ説明を何度もくり返す時間を減らしやすくなります。
相談してよいケース
次のような時は、相談しながら見た方が進めやすいです。
- 何度説明しても同じ質問が返ってくる
- ページや案内文が長くなりすぎている
- どの言葉を変えればよいか分からない
- 説明から申込みまでの流れを整理したい
迷ったらここから
説明のどこで伝わりにくくなっているか整理したい時は、まずは お問い合わせ からで大丈夫です。
今の案内文を見ながら、前提、言葉、伝える順番のどこを先に整えるとよいか確認できます。
最後の一言
説明が伝わらない時ほど、同じ説明を何度も足さなくて大丈夫です。
まずは、相手の前提、使う言葉、伝える順番の3つからで大丈夫です。
あのときの私も、もっと丁寧に書けば伝わると思っていました。だからこそ今は、同じように悩む人へ、先にズレている場所を分ければ大丈夫と返したいです。